Classicにはなかった機能、Kanbanビューで視覚に訴える

2015年にSalesforceのLightning Experienceがリリースされてから久しいですが、ClassicとLightningの違いで一番大きいのは「見た目」なんじゃないでしょうか。スマートフォンやタブレットでも見やすいように最適化されています。レポートやダッシュボード、その他のオブジェクト周りでも、この「見た目」で印象付ける仕様になっていますが、その中でも見た目効果が高く、かつ便利に使える機能を、今日はご紹介したいと思います。

Kanbanビュー

各オブジェクトの一覧画面、リストビュー。見たいデータを分類して、一覧で表示ができてとても便利です。

それだけでも便利ではあるのですが、Lightningでは、リストビューから更に進化したKanbanビューを使うことで、分類した一覧を更にフェーズやその他の要素で分類してとても見やすくすることが可能です。

まずは、Kanbanビューで表示した画面を見てみましょう。

画面のリストビュー「今月クローズ」は、今月完了予定の商談を一覧にしているだけですが、このKanbanビューにすると、今月完了予定の商談の中での各商談の進捗状況がわかります。また、各フェーズごとに金額等を集計したりできるので、このビューを見て、「月末目標の商談制約金額が全然足りてへんやん!!」ということにいち早く気付いて、取り返しがつかなくなる前にアクションを起こすことができます。

ということで、このKanbanビューの設定の手順と、設定できる内容を以下に書いていきたいと思います。

Kanbanビューにするためのリストビューを作成する

既存のリストビューをKanbanビューにすることはもちろん可能ですが、今回はわかりやすくするために、Kanbanビュー用のリストビューから作ります。

歯車マーク>新規 をクリックして、リストビューの名前とAPI名を入力し、リストビューの表示範囲を選択して、保存をクリックします。

検索条件を以下の通り指定し、右上の検索条件の保存ボタンをクリックします。

[検索条件] 所有者別に絞り込み:私の商談
完了予定日:今月

完成したリストビューがこちら。

 

リストビューをKanbanビューにする

ビューのアイコンをクリックして、「Kanban」をクリックします。

デフォルトの設定でKanbanビューが有効になります。

 

Kanbanビューのグループ化の設定

Kanbanビューは次のような設定ができます。

  • フェーズやリードソースなど、グループ化する項目を選択できる
  • 各分類ごと集計する項目を選択できる

歯車マークをクリックして、「Kanban設定」をクリックします。

設定画面で、「集計基準」と「グループ化単位」を設定し、保存をクリックします。

Kanbanに表示する項目とその他 編集等の簡易操作

  1. Kanbanに表示できる項目は、4個まで可能です。
  2. 期限切れの ToDo がある商談、活動予定のない商談、または過去 30 日間に活動のない商談ではユーザにアラートが表示されます。アイコンをクリックすることで簡単に活動予定を入力できますので、チャンスを逃さず効果的な営業活動が可能になります。
  3. カードの右上の▼をクリックして、「編集」「削除」「所有者の変更」ができます。

Kanbanビューのカード(商談)をドラッグすることでグループ化したカテゴリを簡単に移動することができます。

レコードタイプがある場合の表示

レコードタイプがある場合は、図のようにKanbanビューの上部にレコードタイプが表示され、クリックすることで切り替えが可能です。

※画面レイアウトに表示しているレコードタイプのみ表示されます。

 

Kanbanビューを使用するときの制限事項と考慮事項

ざっくりですが、Kanbanビューを使用するときは、以下のような注意事項があります。

  • 最近参照したデータではKanbanビューは使用できません。
  • ビューには最大200カードが表示されます。
  • Kanbanカードに表示できる項目は4つまでです。
  • Kanbanで設定したグループ化する項目に値が入っていない場合は、そのレコードはビューに表示されません。
  • タッチスクリーンではドラッグ&ドロップ機能は使えません。
  • 所有者が自分以外など自身が変更できないレコードの場合は、ドラッグでのグループ移動やその他の編集はできないようになっています。

詳細はSalesforceのヘルプページに書かれていますので、一度読んでみると参考になると思います。

https://help.salesforce.com/articleView?id=kanban_considerations.htm&type=5

 

Kanbanビューは商談以外にも取引先やリードなど、すべてのカスタムオブジェクトと、ほとんどの標準オブジェクトで設定できるので、それぞれの業務に合わせて上手く使ってみてはいかがでしょうか。